So funktioniert einfachArchiv

In Ihrem Archiv

In Ihrem Archiv finden Sie fünf verschiedene Arten der Dokumentenaufbereitung. Die hierarchische Ordnerstruktur zur freien Ablage, eine Kontaktliste mit Absendern und Empfängern aus Ihren Dokumenten, Dokumententypen für die Kategorisierung, Tags für die freie Verschlagwortung und eine Volltextsuche, die jeglichen Inhalt aus Ihren Dokumenten auffindet.

Darüber hinaus gibt es eine Versionsverwaltung und ein Protokoll zur Dokumentation von Änderungen, Erinnerungen für dokumentenbezogene Termine und ein Rechtemanagement für die Erteilung von Lese- und Schreibzugriffen.

Posteingang

Im Posteingang werden alle eingehenden Dokumente gesammelt. Es handelt sich hierbei um einen gemeinsamen Posteingang, der von allen Teammitgliedern eingesehen werden kann. Sie können die Dokumente entweder direkt in einfachArchiv hochladen oder per E-Mail an einfachArchiv senden.

Wenn Dokumente im Posteingang eingehen, werden diese sofort analysiert. einfachArchiv liest in diesem Schritt relevante Informationen für die spätere Weiterverarbeitung und Volltextsuche aus. Danach können Sie die Dokumente prüfen und archivieren.

Katalogisierung

In der Dokumentenansicht werden in der rechten Seitenleiste Angaben zum Dokument aufgelistet. Hier können Sie den Absender und Empfänger, Informationen, Tags und Notizen hinterlegen. Die Angaben verwendet einfachArchiv zum Auffinden und Ordnen der Dokumente.

Grundsätzlich können alle Dateiformate archiviert werden. In der Vorschau unterstützt einfachArchiv neben PDFs auch alle gängigen Bildformate und HTML-Dateien.

Versionierung

Wenn Sie Änderungen an Dokumenten vornehmen, muss dies dokumentiert werden. Hierfür bietet einfachArchiv die Möglichkeit zur Versionierung. Im Versionsverlauf können Sie alle vorherigen Versionen einsehen und herunterladen.

Dokumente

Der Dateimanager ist das Herz von einfachArchiv. Hier können Sie sortieren und filtern. Neben der Kachelansicht steht Ihnen auch eine Listenansicht zur Verfügung.

einfachArchiv unterstützt außerdem eine hierarchische Ordnerstruktur. Legen Sie unzählige Ordner in beliebiger Tiefe an. Eine flache Ordnerstruktur ist kein Muss.

Kontakte

einfachArchiv zeigt die Absender und Empfänger der Dokumente als Adressbuch an und erleichtert dadurch das Auffinden von Dokumenten. Ist die Website des Kontakts hinterlegt, ermittelt einfachArchiv automatisch dessen Logo.

Typen

Dokumententypen haben neben der Kategorisierung der Dokumente den Zweck der Fristsetzung. An den Typ Rechnung sind zum Beispiel eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist und eine automatische Löschung zum Ablauf der Frist geknüpft. Bei Bedarf lassen sich auch weitere Dokumententypen anlegen.

Tags

Jedes Dokument kann mit beliebig vielen Tags verknüpft werden. Dadurch können Sie mehrere Dokumente gruppieren, zum Beispiel themen- oder produktbezogen.

Protokoll

Da jede Aktion dokumentiert werden muss, führt einfachArchiv ein Protokoll. Sie sehen so wer welche Änderungen durchgeführt hat.

In der Dokumentenansicht lassen sich auch nur Aktionen für das jeweilige Dokument anzeigen.

Erinnerungen

Pro Dokument können Sie Erinnerungen hinterlegen. Diese sind frei definierbar und zum Beispiel für Zahlungserinnerungen nützlich. Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie auch anderen Teammitgliedern Erinnerungen zuweisen.

Sobald das Datum erreicht ist, schickt Ihnen einfachArchiv eine Erinnerungs-E-Mail.

Rechtemanagement

einfachArchiv bietet fünf verschiedene Rollen für das Rechtemanagement: Eigentümer, Benutzerverwaltung, Super Archivar, Archivar und Besucher. Damit können Sie nach Bedarf manchen Mitarbeitern mehr Rechte einräumen als anderen.

Des Weiteren lassen sich mit einem Klick separate Zugangsdaten für die Betriebsprüfung generieren und nach Ende der Prüfung wieder löschen.