Revisionssichere Archivierung verstehen

Revisionssichere Archivierung

Was bedeutet revisionssichere Archivierung?

Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden. Werden Dateien mit dem Mac Finder oder dem Windows Explorer abgelegt, fehlt die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so nicht alle Änderungen einsehen.

Andere Methoden

Warum ist das Archivieren auf externen Speichermedien,
PC und Papier nicht revisionssicher?

Handelsübliche Speichermedien, wie eine Festplatte oder ein USB-Stick, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. Zugriffe dieser Art nicht dokumentieren. Die beiden grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit, nämlich Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit werden deshalb durch diese Speichermedien nicht gewährleistet.

Zu archivierende Dokumente

Welche Dokumente muss ich archivieren?

Prinzipiell müssen alle Geschäftsvorgänge archiviert werden, die buchungsrelevant sind. Neben offensichtlichen Dokumenten, wie einer Rechnung, sind dies beispielsweise auch Geschäftskorrespondenz zu Bestellungen, Rabatten und Aufträgen, die zu einer Bestellung bzw. Rechnung führen. Eine Übersicht finden Sie hier:

Für Betriebsprüfung relevante Dokumente Jahre
Abhängigkeitsberichte 10
Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. Ä. 10
Abschlagszahlungen 10
Abschlussbuchungsbelege 10
Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) 10
Abschreibungsunterlagen 10
Abwertungsbelege 10
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10
Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10
Anhang 10
Anlagenkartei 10
Anlagenverzeichnis 10
Anlagevermögensbücher und -karteien 10
Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10
Ausfuhrunterlagen 6
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) 10
Bankbelege 10
Beherrschungsverträge 10
Belege (soweit Buchungsgrundlage) 10
Belegzusammenstellungen 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 10
Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen und Belege 10
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10
Bilanzprotokoll (EDV) 10
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10
Buchungsanweisungen 10
Buchungsbelege 10
Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion 10
Buchungsprotokolle (EDV) 10
Buchführungsprogramme 10
Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen 10
Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen 10
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10
Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste 10
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10
Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10
Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen 10
Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern 10
Datenträger mit gespeicherten Inventaren 10
Datenträger mit gespeicherten Konzernlageberichten 10
Datenträger mit gespeicherten Lageberichten 10
Dauerauftragsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage) 10
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge 10
Depotbestätigungen 10
Depotbücher 10
Devisenunterlagen (allgemeine) 6
Dokumentation der EDV-Programme- u. Systeme 10
Dubiosenunterlagen (Auskünfte, Mahnungen), soweit Inventar 10
Edelmetallbestände und -umsätze 10
EDV-Journal 10
Effektenbuch 10
Einfuhrunterlagen 6
Eingangsrechnungen, s. a. Rechnungsdoppel 10
Eingangsrechnungen, s. a. Rechnungsdoppel 10
Einheitswertbescheide 10
Einnahmen-Überschussrechnung 10
Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB 10
Eröffnungsbilanz 10
Fahrtenbücher 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (Buchungsbeleg) 10
Fakturier-Journal 10
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10
Frachtbriefe und Frachtunterlagen 6
Freistempelabrechnungen 10
Fremdenbücher (Übernachtungsbetriebe) 10
Gehaltskonten 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6
Gesellschaftsverträge 10
Gewährleistungsverpflichtungen 10
Gewinnabführungsverträge 10
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) 10
Grundbuchauszüge 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften 10
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Handelsbilanz 10
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptabschlussübersicht 10
Hauptbuch 10
Hauptbuchkonten 10
Hauptversammlungen (Protokolle) 10
Hilfsbücher (soweit Buchungsunterlagen) 10
Inkassobücher 10
Inventar 10
Inventarunterlagen 10
Jahresabschlüsse 10
Jahresabschlusserläuterungen 10
Jahresabschlusslisten 10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10
Jubiläumsunterlagen 10
Kapitalerhöhungsbilanz 10
Kapitalverkehrsteuerbelege 10
Kassenabrechnungen/-belege 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher und -blätter 10
Kaufverträge 10
Konsignationslager-Unterlagen 10
Konsolidierungsunterlagen 10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) 10
Kontokorrentbücher und -kontenkarten 10
Kontroll-Journal (EDV) 10
Konzernabschlüsse 10
Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) 10
Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) 10
Lageberichte 10
Lagerbuchführungen 10
Lastschrift- und Gutschriftunterlagen 10
Leergutabrechnungen 6
Lieferscheine
 Frist endet mit dem Erhalt/Versand der Rechnung
Lizenzabrechnungen und -unterlagen (Buchungsunterlage) 10
Lohnbelege 6
Lohnkonten 6
Lohnlisten 10
Lohnunterlagen 6
Luftfrachtbriefe 6
Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10
Materialentnahmescheine (soweit Buchungsunterlage) 10
Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn Belegfunktion 10
Mietverträge, nach Vertragsende 10
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6
Mutterschaftsgeldunterlagen 10
Nebenbücher 10
OP-Listen (EDV) 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Organschaftsverträge 10
Pensionszahlungen (Unterlagen) 10
Pfändungsunterlagen 10
Portokassenbücher 10
Postgirobelege 10
Preislisten 6
Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm 10
Provisionsabrechnungen/-unterlagen (Buchungsunterlage) 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen 10
Rechnungen 10
Rechnungen an Privatpersonen für Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) 10
Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 10
Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach § 14a Abs. 1 UStG) 10
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen 6
Registrierkassenstreifen 6
Reisekostenabrechnungen 10
Repräsentationsaufwands-Unterlagen 10
Sachkonten 10
Saldenbestätigungen 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen 6
Schecks 10
Schriftwechsel (allgemein) 6
Schuldtitel 10
Schuldurkunden, nach Zahlung 10
Sicherungsübereignungen 6
Skontounterlagen 10
Sozialversicherungsunterlagen (Buchungsbeleg) 10
Sparbücher 10
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten 6
Spendenbescheinigungen 10
Steuererklärungen 10
Steuerunterlagen 10
Stornobelege 10
Stundenzettel 6
Stundenzettel als Buchungsbeleg 10
Teilwertabschreibungen (Unterlagen) 10
Telefonkostennachweise (Buchungsgrundlage) 10
Testate 10
Transportschadenbelege 6
Überstundenlisten 6
Überweisungsbelege 10
Umbuchungsbelege 10
Umsatzsteuervergütungen 10
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Umwandlungsbilanzen 10
Urlaubslisten zur Rückstellungsberechnung 10
Urteile und Prozessakten 6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Verpfändungsnachweise 10
Versand- und Frachtunterlagen 6
Versteigerungsbelege 10
Verträge (Buchungsunterlage) 10
Verträge (keine Buchungsunterlage) 6
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Wechsel (Buchungsgrundlage) 10
Wechselbuch 10
Wechselobligationen 10
Werbegeschenknachweise 10
Werkstattabrechnungen (Buchungsunterlagen) 10
Wertberichtigungen 10
Zahlungsanweisungen 10
Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) 10
Zinsrechnungen 6
Zollbelege 6
Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) 10
Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10