Ist ein Dokument einmal revisionssicher archiviert, darf es nicht mehr verändert werden. Alle Änderungen müssen lückenlos dokumentiert werden, um im Falle einer Betriebsprüfung jederzeit nachvollziehbar zu sein.
Übliche Speichermedien wie Festplatten, USB-Sticks oder Papierdokumente verhindern das unautorisierte Löschen, Überschreiben oder Verändern von Daten – ein entscheidender Mangel, wenn es um die Revisionssicherheit geht.
Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge sind revisionssicher zu archivieren. Im Folgenden finden Sie eine umfassende Übersicht der aktuellen Aufbewahrungsfristen 2026.
| Dokument | Aufbewahrungsfrist (Jahre) | Jahr der letzten Änderung |
|---|---|---|
| A | ||
| Abrechnungsbeleg | 8* | 2017* |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2019 |
| Akkreditive | 6 | 2019 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 8* | 2017* |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2019 |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2019 |
| Angestelltenversicherung (nach Ablauf) | 8* | 2017* |
| Anhang | 8* | 2017* |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 8* | 2017* |
| Anwesenheitsliste (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) | 8* | 2017* |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 8* | 2017* |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2020 |
| Ausgangsrechnungen | 8* | 2017* |
| Außendienstabrechnungen | 8* | 2017* |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 8* | 2017* |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2019 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 8* | 2017* |
| Bankbürgschaften (nach Ablauf) | 8* | 2017* |
| Bauakten ° (Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Bauantragskostennachweise ° (Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubeschreibungen ° (Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubücher ° (Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baugenehmigungen ° (Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 8* | 2017* |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2019 |
| Beteiligungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Betriebskostenabrechnungen | 8* | 2017* |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2019 |
| Bewertungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Bewirtungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Bilanzen | 8* | 2017* |
| Bilanzanlagen | 8* | 2017* |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 8* | 2017* |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 8* | 2017* |
| C | ||
| Clearing-Belege | 8* | 2017* |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 8* | 2017* |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen, § 147 AO) | 8* | 2017* |
| Datensicherungen | 10 | 2015 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2019 |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 8* | 2017* |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 8* | 2017* |
| Dokumentation für Programme und Systeme (Fehlerprotokolle) | 10 | 2015 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 8* | 2017* |
| E | ||
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 8* | 2017* |
| EDV-Unterlagen (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) | 8* | 2017* |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 8* | 2017* |
| Einfuhrunterlagen | 8* | 2017* |
| Eingangsrechnung | 8* | 2017* |
| Einheitswertunterlagen | 8* | 2017* |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 8* | 2017* |
| Essensmarkenabrechnungen | 8* | 2017* |
| Exportunterlagen | 8* | 2017* |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Frachtbriefe | 6 | 2019 |
| Freistempelabrechnungen | 8* | 2017* |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs-/Herstellungskosten), soweit Inventar | 8* | 2017* |
| Gehaltslisten | 8* | 2017* |
| Geschäftsberichte | 10 | 2015 |
| Geschäftsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 | 2019 |
| Geschenknachweise | 8* | 2017* |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle u. sonstige Unterlagen) | 10 | 2015 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 8* | 2017* |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2015 |
| Grundbuch- und Journalblätter (wenn Inventare) | 10 | 2015 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2015 |
| Gutachten | 10 | 2015 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 8* | 2017* |
| H | ||
| Handelsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 | 2019 |
| Handelsbücher | 10 | 2015 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2015 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2015 |
| Hauptbücher | 10 | 2015 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2015 |
| Hypothekenpfandbriefe (nach Ablauf) | 6 | 2019 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 8* | 2017* |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2019 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2015 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2015 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 8* | 2017* |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2015 |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 8* | 2017* |
| Kassenberichte | 8* | 2017* |
| Kassenbücher und -blätter | 8* | 2017* |
| Kassenzettel | 8* | 2017* |
| Kontenpläne und -änderungen | 8* | 2017* |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 8* | 2017* |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2015 |
| Kostenträgerrechnungen | 8* | 2017* |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Kreditorenbuchhaltung | 8* | 2017* |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2017* |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 | 2019 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 8* | 2017* |
| L | ||
| Ladescheine | 8* | 2017* |
| Lagebericht | 10 | 2015 |
| Lagerbücher | 10 | 2015 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2015 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsablauf) | 8* | 2017* |
| Lieferantenerklärungen | 10 | 2015 |
| Lieferscheine (wenn Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 8* | 2017* |
| Lohnlisten | 10 | 2015 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 8* | 2017* |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2019 |
| M | ||
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2019 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2019 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 8* | 2017* |
| N | ||
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Nebenbücher | 10 | 2015 |
| O | ||
| Offenbarungseid, eidesstattliche Versicherung | 6 | 2019 |
| Organisationsunterlagen und -pläne über Buchführung | 10 | 2015 |
| P | ||
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsunterlagen; nach Vertragsende) | 8* | 2017* |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) | 6 | 2019 |
| Patente und Patentunterlagen (nach Ablauf des Patents) | 6 | 2019 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (ambulant & stationär) | 30 | 1995 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2015 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 8* | 2017* |
| Pfändungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Postquittungsbücher | 8* | 2017* |
| Prämienunterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Protokolle (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 8* | 2017* |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 | 2015 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2015 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2015 |
| Quittungen (wenn Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen (Klageakten, nach Verfahrensabschluss) | 6 | 2019 |
| Reisekostenabrechnungen | 8* | 2017* |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 8* | 2017* |
| Röntgenbilder** | 10 | 2015 |
| ** Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufzubewahren. | ||
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2015 |
| Saldenlisten | 10 | 2015 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2019 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Schriftwechsel allgemein | 6 | 2019 |
| Spendenbescheinigungen | 8* | 2017* |
| Steuerunterlagen | 8* | 2017* |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 8* | 2017* |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2019 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2015 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2019 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2015 |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2015 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2015 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2015 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 8* | 2017* |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2019 |
| Versteigerungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2019 |
| Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Viehregister | 10 | 2015 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsunterlagen) | 8* | 2017* |
| Hinweis: Bei den mit einem * gekennzeichneten Fristen gelten Sonderregelungen – für bestimmte Unterlagen kann trotz reduzierter Frist (8 Jahre) für Jahresabschlüsse und weitere Dokumente weiterhin eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist maßgeblich sein. | ||
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 8* | 2017* |
| Wechsel | 8* | 2017* |
| Weihnachtsgratifikation | 8* | 2017* |
| Werbegeschenkenachweise | 8* | 2017* |
| Werbekostenbelege | 8* | 2017* |
| Wertberichtigungsunterlagen | 8* | 2017* |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2015 |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 8* | 2017* |
| Zessionen | 6 | 2019 |
| Zinsabrechnungen | 8* | 2017* |
| Zollbelege | 10 | 2015 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2019 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2015 |
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass steuerrelevante Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Änderungen müssen lückenlos protokolliert sein.
Dazu gehören insbesondere Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge und weitere steuerrelevante Unterlagen mit den jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen. Eine Übersicht der unterstützten Dokumententypen finden Sie in den Funktionen.
einfachArchiv unterstützt mit zentraler Dokumentenablage, revisionssicherer Versionierung und schneller Bereitstellung relevanter Unterlagen für Prüfer und Steuerberater. Kanzleien können die Mandantenlösung für eine mandantengetrennte Ablage nutzen.